Кейс: Как мы провели цифровую реанимацию документооборота в «Галамарте»

Изображение

Компания:

«Галамарт»
Изображение

Отрасль:

Розничная торговля
Изображение

Сроки:

Февраль 2021 - Июль 2021
Изображение

Регион:

Россия, Китай
Изображение

Размер бизнеса:

3000 автоматизированных рабочих мест
Изображение

Цель проекта:

Провести цифровую трансформацию документооборота — от хаотичных бумажных процессов к централизованной электронной системе
Изображение

Ключевые результаты:

  • 100+ типов документов в единой системе
  • Поиск документов ускорен с 3 часов до 30 секунд
  • Согласования стали быстрее в 3 раза

О компании

«Галамарт» — крупнейшая российская сеть магазинов товаров для дома и дачи. Тысячи торговых точек, развитая логистика, широкий ассортимент и собственные бренды создают высокие требования к внутреннему документообороту.

Компания характеризуется:

  • Большой объем документооборота (договоры, заявки, отчетности)
  • Сложная организационная структура
  • Необходимость координации между многочисленными подразделениями

Исходные задачи и проблемы

1. Документальный хаос

  • Договоры "жили" в разных папках, почте, локальных компьютерах
  • Поиск нужного документа напоминал квест: «Помните, мы в прошлом квартале подписывали допник к договору аренды?»
  • Критические документы могли неделями лежать "в столе" у сотрудника

2. Бесконечные согласования

  • Бумажные папки путешествовали по кабинетам дольше, чем товары доставлялись в магазины
  • Статус документа можно было узнать только личным визитом к согласующему
  • Сроки постоянно срывались, но виноватых не было

3. Полная непрозрачность

  • Руководство не видело: где документы, кто их согласует, почему задерживаются
  • Задачи терялись на разных этапах выполнения

Ключевые сложности

  • Масштаб сети — необходимость охватить 3000 рабочих мест
  • Интеграционная сложность — объединение разрозненных систем документооборота
  • Сопротивление изменениям — переход с привычных бумажных процессов на электронные
  • Разграничение прав доступа — настройка дифференцированных прав для разных подразделений

Цели проекта

Создать единое пространство для хранения документов
Автоматизировать процессы согласования и утверждения документов
Обеспечить прозрачность и контроль исполнительской дисциплины
Сократить время обработки документов
Внедрить систему разграничения прав доступа
Обеспечить интеграцию с существующими ERP-системами

Решение

Внедрена система «1С:Документооборот КОРП 2.1» с глубокой адаптацией под процессы компании.

Ключевые компоненты решения:

icon

Единое документное пространство

  • Централизованное хранение всех типов документов
  • Единая система классификации и поиска
  • Разграничение прав доступа по группам пользователей
icon

Автоматизированные маршруты согласования

  • Настройка сложных маршрутов для различных типов документов
  • Контроль сроков исполнения на каждом этапе
  • Уведомления и эскалации при нарушении сроков
icon

Интеграция с оперативными системами

  • Бесшовная интеграция с ERP-системой компании
  • Автоматизация обмена данными с системами закупок
  • Синхронизация справочников и документов
icon

Система отчетности и аналитики

  • Мониторинг статусов документов в реальном времени
  • Аналитика по срокам исполнения
  • Отчеты по загрузке сотрудников

Этапы реализации

1

Анализ и проектирование

Глубокий анализ процессов, проектирование оптимальной архитектуры документооборота

2

Настройка и кастомизация

Создание 100+ шаблонов документов, настройка сложных маршрутов согласования под специфику ритейла

3

Запуск и обучение

Обучение 100+ ключевых пользователей, поэтапный запуск системы во всех подразделениях

4

Поддержка и развитие

Тонкая настройка по обратной связи, постоянное развитие системы

Результаты

3000

сотрудников работают в комфортной digital-среде

на 100%

сократилось количество потерянных документов

в 3 раза

ускорились сроки согласования

Качественные изменения:

  • Исчезли «блуждающие» договоры и соглашения
  • Руководители контролируют процессы, а не ищут виноватых
  • Сотрудники занимаются работой, а не бумажной археологией

Комментарий клиента

«До внедрения я был главным по "поиску пропавших документов". Сейчас открываю систему — вижу весь путь документа, кто и сколько времени его согласовывает. Это как перейти от таксофона к смартфону: тот же функционал, но в тысячу раз удобнее» — Менеджер по процессам «Галамарт»

Следующий успешный кейс может быть вашим

Оставьте заявку — подключим команду и начнём сотрудничество