Кейс: Единая HR-система для крупной фармацевтической группы на базе 1С:ЗУП КОРП

Масштаб проекта:

70+ автоматизированных рабочих мест
6 юридических лиц

Цель проекта:

Создать единую цифровую среду для кадрового учета, расчета заработной платы и HR-процессов

Ключевые результаты:

трудозатраты HR-подразделения снижены на 30–35%
консолидация отчетности ускорена на 80–90%
доля плановых операций по управлению персоналом доведена до 90%

О компании

Группа компаний работает в фармацевтической сфере и в смежных направлениях здравоохранения. В структуру бизнеса входят розничная и оптовая торговля лекарственными препаратами и изделиями медицинского назначения, а также медицинский центр.

Компания управляет большим количеством сотрудников, разными форматами занятости, специфическими графиками работы и распределенной кадровой инфраструктурой. В таких условиях особенно важно, чтобы HR-процессы были не просто автоматизированы, а выстроены как единая, прозрачная и управляемая система

Исходные задачи и проблемы

До начала проекта HR-процессы в компании были распределены между несколькими системами, Excel-таблицами и ручными операциями. Это создавало высокую нагрузку на кадровую службу и расчетчиков, замедляло операционную деятельность и снижало прозрачность управления персоналом

Высокая нагрузка на HR-подразделение

Сотрудники тратили большую часть рабочего времени на ведение табеля, подготовку приказов, справок и печатных форм, а также на сверки и исправления вручную

Сбор отчетности вручную

Для управленческой и кадровой отчетности активно использовались Excel, что увеличивало сроки подготовки, усложняло контроль качества данных и повышало риск ошибок

Дублирование данных

Одинаковая информация вводилась вручную в ЗУП, Idocs, образовательный портал, Excel-отчеты, Битрикс24 и другие системы

Несистемность расчета заработной платы

Значительная часть начислений и расчетов фактически выполнялась в Excel. При этом актуальные графики работы сотрудников не были корректно реализованы в системе

Разобщенность процессов

Согласования, КЭДО и кадровый учет велись в разных контурах, из‑за чего процессы замедлялись, требовались дополнительные проверки и ручные связи между системами

Отсутствие прозрачности по кадровым изменениям

В системе не было встроенной истории изменения штатного расписания, что затрудняло анализ динамики численности, планирования ФОТ

Планирование фонда оплаты труда вручную

Прогнозирование потребности в персонале и расчет ФОТ выполнялись в Excel, без единой актуальной базы данных

Неоднородность кадровых процессов

В рамках группы начисления и кадровые подходы отличались: существовали разные методики расчетов, отсутствовали единые правила и стандартные формы

Устаревшие ИТ-системы

Существующие решения не в полной мере соответствовали требованиям бизнеса и законодательства, функционировали в изоляции. Это мешало доводить цифровые инициативы до завершения

Цели проекта

снизить трудозатраты в процессах управления персоналом не менее чем на 30%

обеспечить автоматизированный расчет заработной платы с учетом особенностей группы компаний

автоматизировать планирование и обеспечение потребности в кадрах на основе данных из единой системы

обеспечить формирование HR-отчетности в течение 1 дня в различных аналитических разрезах

перевести HR-процессы в режим единого окна для расчетчиков, кадровой службы и руководителей

устранить дублирование данных между системами и сократить влияние человеческого фактора

Уникальность проекта

Проект оказался уникальным не только за счет масштаба, но и за счет того, что впервые в компании был построен единый цифровой HR-контур для нескольких юридических лиц с глубокой интеграцией в смежные системы

Единая экосистема вместо набора инструментов

ЗУП стал центральной системой для кадрового учета, расчета зарплаты, отчетности и HR-аналитики

Бесшовная интеграция с КЭДО и учетными системами

Исключен двойной ввод данных при приеме, увольнении, переводах и других кадровых событиях

Унификация процессов по всей группе компаний

Разработаны единые печатные формы, подходы к начислениям, правилам учета и графикам работы для всех 6 юридических лиц

Поддержка сложной отраслевой специфики

В системе учтены особенности фармритейла, включая нестандартные графики, кадровую нагрузку и особенности расчета отдельных категорий сотрудников

Переход от реактивного учета к управляемому планированию

Компания получила не просто автоматизацию операций, а инструмент для контроля численности, ФОТ и кадровой динамики в реальном времени

Отказ от Excel как от основного инструмента управления HR

Это не точечная автоматизация, а полная трансформация способа ведения HR-процессов

Решение и компоненты решения

Для проекта была внедрена 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП редакция 3.1 на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.24.1586)

В состав решения вошли:

Кадры — централизованное ведение кадровой информации
Зарплата — автоматизированный расчет начислений
Выплаты — управление выплатами сотрудникам
Налоги и взносы — корректный расчет обязательных отчислений
Интеграция с бухгалтерскими системами 1С:БП и УТП
Интеграция с порталом КЭДО Dodoocs для цифрового кадрового документооборота

Что было реализовано дополнительно:

унифицированные печатные формы на двух языках
автоматизация расчета аванса
учет рабочего времени и табелирование в системе
история изменений штатного расписания
учет по источникам финансирования для медицинского центра
единые правила начислений и графиков работы, включая сложные сменные графики

Этапы реализации

Обследование и анализ текущих процессов

Провели детальное обследование кадрового учета, расчета заработной платы, КЭДО, табелирования, отчетности и взаимодействия между системами. Зафиксировали проблемные зоны и точки потерь времени

Проектирование единой HR-модели

Сформировали общие правила работы для 6 юридических лиц, унифицировали кадровые процессы, разработали единые формы документов и подготовили логику интеграций

Внедрение и настройка системы

Развернули 1С:ЗУП КОРП, настроили кадровые и расчетные процессы, интеграцию с бухгалтерскими системами и КЭДО, а также реализовали специфические требования бизнеса

Обучение и передача в промышленную эксплуатацию

Обучили пользователей, проверили ключевые сценарии расчета и отчетности, провели стабилизацию и перевели решение в промышленную эксплуатацию

Результаты проекта

В результате внедрения компания получила единую и управляемую HR-среду, в которой кадровые процессы, расчет заработной платы и отчетность работают быстро, прозрачно и без лишнего ручного труда

35%

снижение трудозатрат на HR

85%

сокращение времени консолидации отчетности

40%

снизились административные затраты на кадровое делопроизводство

25%

снижение рисков и штрафов в расчетах

90%

выросла доля плановых операций по управлению персоналом

60%

ускорение формирований отчетности

Уникальность проекта

Проект изменил саму модель работы HR-функции. Вместо разрозненных таблиц, ручных сверок и отдельных систем компания получила централизованный, масштабируемый и прозрачный контур управления персоналом. Это повысило скорость реакции на изменения, улучшило качество управленческих данных и создало основу для дальнейшей цифровой трансформации HR-процессов

Следующий успешный кейс может быть вашим

Оставьте заявку — подключим команду и начнём сотрудничество